Varje år arrangerar SMC Travel ett antal resor för motorcyklister av motorcyklister. Vi har klara rutiner för hantering personuppgifter i samband med bokning av resor.
Resan bokas genom Mitt Konto. De personuppgifter vi behöver för resan hämtas direkt från SMC:s medlemsregister. Vid bokning behöver vi därför bara kompletterande uppgifter som generellt rör: rum, passagerare, eventuell hyra av MC och specialkost.
När en person bokar en resa ger denna samtidigt samtycke till att personuppgifter och relevant information gällande bokningen får sparas och användas av SMC Travel och ansvarig guide.
Alla deltagare som är anmälda till en resa kan hanteras av SMC Travels guider. Ansvarig guide hämtar ut deltagaruppgifter gällande sin resa. Inför resan tar guiden kontakt med deltagarna för att reda ut eventuella hälsoproblem och tidigare körvana. Guiden undersöker också om deltagarna instämmer i att dela kontaktuppgifter med varandra inför och under resan samt om deltagarna accepterar att vara med på bilder som kan komma att användas av SMC Travel.
Varje guide använder uppgifterna för att kunna planera och genomföra resan på ett enkelt och effektivt sätt för både deltagare, guide och SMC Travel:
- För att skicka ut information till deltagarna inför resan
- För att dela kontaktinformation till deltagarna
- För att göra upp samåkningsplaner
- För att boka färjor, hotell, biltåg, motorcyklar och liknande
- För inbördes betalningar i gruppen med Swish
Vid bokning och vid kontakt med oss förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Vid bokning kan du ange en medresenär (eller flera) och för varje person behöver vi ett personnummer och vi hämtar aktuella uppgifter från folkbokföringsregistret. Vid fall där du blir angiven som medresenär läggs dina personuppgifter in på samma sätt. Alla resenärer kan logga in i SMC och se och hantera sina personuppgifter enligt vår medlemspolicy. Som medresenär måste man också vara SMC-medlem. Vi gör en koll på detta automatiskt och om medlemskap saknas skickas en separat faktura på medlemskapet till medresenären.
När resan är avslutad raderar guiden lista på deltagare inom 30 dagar. Guiden raderar alla uppgifter om hälsa, tidigare körvana, körkorts- och fordonsuppgifter och liknande som sparats i mail, persondator, på minneskort, USB-minnen och liknande samband med planeringen och utförandet av resan.
När resan är genomförd skickas en utvärderingsförfrågan via e-post till varje deltagare. Utvärderingen innehåller deltagarnas namn men dessa tas bort när utvärderingarna sammanställs av ansvarig tjänsteman. Resultatet delges styrelsen för SMC Travel AB och respektive guide.
Samtliga guider inom SMC Travel är personuppgiftsbiträden, PUB, liksom berörd personal på SMC:s kansli. Alla PUB i SMC har undertecknat ett avtal med SMC Travel rörande hantering av personuppgifter inom PUL och GDPR. Alla PUB i SMC Travel har fått en instruktion och utbildning angående hur personuppgifter för respektive resa ska hanteras, vilka personuppgifter som får delas med annan part, t ex färjor, biltåg, hotell och MC-uthyrning.
Varje guide ska föra en förteckning över vilka personuppgifter man behandlar, vidta lämpliga säkerhetsåtgärder och följa det regelverk som finns inom SMC Travel rörande radering av personuppgifter.
Ändringshistorik:
2020-02-20 - Förtydligande runt hantering av medresenärer personuppgifter