Det finns drygt 370 klubbar anslutna till SMC. Så här hanterar vi personuppgifter i klubben i SMC.
Klubben utser en kontaktperson. Kontaktpersonen sköter kontakten mellan klubben och SMC. Klubben fyller i två handlingar.
Den första handlingen är styrelsematrikeln som innehåller klubbens namn, adress, telefonnummer, hemsida och gps-koordinater till klubbstuga, ordförande eller kontaktperson. Styrelsematrikeln innehåller även uppgifter om klubbens ordförande, sekreterare, kassör samt kontaktperson till SMC. De personuppgifter som inhämtas om dessa tre i styrelsen är namn, adress, telefonnummer, e-postadress och medlemsnummer i SMC.
Den som undertecknar matrikeln är ansvarig för uppgifterna. Han/hon godkänner samtidigt att ” I samband med att klubben beviljas inträde i SMC ger vi vårt samtycke till att uppgifter om klubben lagras och behandlas i SMC:s medlemsregister samt publiceras i SMC-Kalendern, i SMC Appen och på SMC:s hemsida.”
Den andra handlingen är anmälning av klubbmedlemmar. Här fyller den som är ansvarig för uppgifterna i namn, adress, e-post, telefonnummer och SMC-medlemsnummer. Han/hon anger också medlemsstatus, om man varit medlems tidigare samt om man vill bli ny medlem. De namn som finns på listan över klubbmedlemmar, men inte är SMC-medlemmar, får en faktura på medlemsavgift för SMC.
Ansvarig för uppgifterna skriver under följande: ”I samband med min betalning av SMC:s medlemsavgift ger jag mitt samtycke till att mina personuppgifter lagras och behandlas i SMC:s medlemsregister. Behandlingen består av bland annat framtagandet av adresser för de utskick som medlemsskapet innebär. Jag förbehåller mig dock rätten till att i efterhand få mina uppgifter borttagna ur registret om jag så önskar.”
Utöver dessa två handlingar skickar klubben in stadgar och ett underlag som visar att klubben beslutat att ansöka om medlemskap i SMC. Ansvarig tjänsteman på SMC:s kansli tar emot ansökan, kontaktar klubben för en intervju, utreder om klubben uppfyller SMC:s krav på medlemskap och skriver ett förslag till beslut till SMC:s styrelse.
SMC:s styrelsen får inga personuppgifter. Medlemmar som inte är SMC-medlemmar får en faktura. Ansvarig tjänsteman meddelar klubben beslutet efter styrelsemötet.
När klubben valts in i SMC läggs den in i medlemsregistret. Klubbens namn, kontaktuppgifter (ev Co. kontaktpersons namn och adress), vägbeskrivning till klubbstuga eller annan angiven gps-koordinat publiceras på SMC:s hemsida, i SMC Appen och i SMC Boken.